روش های نوین نوبت دهی در مراکز درمانی
سال‌هاست که ارائه خدمات در مشاغل بزرگ و کوچک در سرتاسر دنیا براساس نوبتِ افراد به آنها ارائه می‌شود. ارائه نوبت به مشتریان در هر کسب و کاری از هرج و مرج و شلوغی جلوگیری کرده و امکان دریافت خدمات را برای همه مردم فراهم می‌کند. امروزه با پیشرفت تکنولوژی سیستم نوبت‌دهی نیز از شیوه سنتیِ ایستادن در صف به شکلی دیجیتالی تغییر کرده است تا چالش‌های روش قدیمی را از بین ببرد. به این منظور روش‌هایی نوین برای نوبت‌دهی در مراکز مختلف به وجود آمده‌اند. در این مطلب از وبلاگ نیکو قصد داریم به طور اختصاصی به بررسی روش های نوین نوبت دهی در مراکز درمانی بپردازیم و اهمیت استفاده از این روش‌ها را بیان کنیم.
فهرست عناوین
چرا روش های نوین نوبت دهی در مراکز درمانی به وجود آمدند؟
در روش‌های سنتی نوبت‌دهی، مشتریان باید با مراجعه به مرکز مورد نظر و دریافت برگه نوبت از پذیرش ساعت‌ها در انتظار می‌ماندند تا خدمت مورد نیاز خود را دریافت کنند. شلوغی و تراکم جمعیت در مقابل پیشخوان پذیرش که منجر به بی‌نظمی و اختلال در انجام امور می‌شد، یکی از مشکلات روش‌های قدیمی نوبت‌دهی در مراکز درمانی است. این موضوع، خستگی و کاهش بازدهی پرسنل سازمان و عدم پاسخگوی مناسب، افزایش خطای انسانی به دلیل عدم تمرکز در نوبت‌دهی و امکان درگیری و جر و بحث میان مراجعه کنندگان را به همراه داشت.
با ورود تکنولوژی و ابزارهای مبتنی بر آن به زندگی انسان، سیستم‌های نوینی روی کار آمدند که می‌توانستند با ارائه خدمات به‌صورت آنلاین و دیجیتالی، مشکلات نام برده را حل کنند. مدیران و صاحبان مشاغل و مراکز درمانی نیز برای افزایش کیفیت خدمت‌رسانی و بهبود کسب و کار خود با این تکنولوژی‌های جدید همراه شده و مردم را به سمت استفاده از روش‌های نوین سوق دادند.
سیستم نوبت‌دهی چیست؟
پیش از آنکه به معرفی روش های نوین نوبت دهی در مراکز درمانی بپردازیم، بهتر است با مفهوم سیستم نوبت‌دهی آشنا شویم.
سیستم نوبت‌دهی در حقیقت یک سیستم فیزیکی یا دیجیتالی برای مدیریت صف و تراکم جمعیت در محل یک کسب و کار است تا ایجاد صف‌های طولانی و خسته کننده جلوگیری کرده و مشتریان را در زمان کوتاه‌تری به خدمات موردنیازشان برساند. مدیریت صف مجموعه اقداماتی است برای کنترل جریان مشتریان و بهینه سازی تجربه صف برای آنها انجام می‌شود.
سیستم نوبت‌دهی با به‌کارگیری ابزارهای مختلف مانند کیوسک نوبت دهی به کسب و کارها کمک می‌کند تا به همه مشتریان خود خدمات داده و هیچ یک از آنها را از دست ندهند، صف‌ها را مدیریت کنند، در زمان و انرژی صرفه‌جویی کنند و رضایت مشتریان را به‌دست آورند.
آیا با روش های نوین نوبت دهی در مراکز درمانی آشنا هستید؟
هر کسب و کار براساس تعداد خدمات و حجم مشتریان خود می‌تواند از روش‌های نوبت‌دهی مختلفی استفاده کند. در مراکز درمانی که تعداد مراجعه‌کنندگان به صورت روزانه بسیار زیاد است و خدمات درمانی مختلفی در این مراکز ارائه می‌شود، سیستم‌های نوبت‌دهی به شکل‌های گوناگون استفاده می‌شوند تا بیماران به‌راحتی بتوانند نوبت خود را دریافت کنند. در این بخش به رایج‌ترین و کاربردی‌ترین روش های نوبت دهی در مراکز درمانی اشاره می‌کنیم.
نوبت‌دهی حضوری یا فیزیکی از طریق کیوسک
در روش نوبت‌دهی به‌صورت حضوری و فیزیکی، نوبت‌دهی توسط دستگاه‌های دیجیتالی نوبت‌دهی مانند استندها و کیوسک‌های لمسی انجام می‌شود. این ابزارها جایگزین نیروی انسانی پذیرش در مراکز درمانی هستند و می‌توانند زمان انتظار بیمار و تعداد افراد مقابل او را نیز تعیین کنند.
مدل‌های پیشرفته کیوسک‌ها علاوه بر نوبت‌دهی، خدمات دیگری مانند فراخوانی نوبت، پرداخت هزینه ویزیت و اطلاعات و پرونده پزشکی را نیز به مراجعه کنندگان ارائه می‌کنند. به این شکل افراد بدون ایجاد صف می‌توانند به‌شکلی سازمان یافته و در آرامش و سکوت از خدمات استفاده کنند.
کیوسک لمسی نوبت‌دهی در مراکز درمانی چیست؟
کیوسک لمسی نوبت دهی در مراکز درمانی یک راهکار سلف سرویس است که برای رفع مشکلات نوبت‌دهی و سهولت در ارائه خدمات درمانی طراحی شده است. این کیوسک با دارا بودن یک صفحه نمایش لمسی، چاپگر، دستگاه کارتخوان و رابط کاربری جذاب و آسان، مجهز به نرم‌افزاری است که به نرم‌افزار اصلی مرکز درمانی متصل می‌شود و می‌تواند اطلاعات دریافت شده را به نرم‌افزار مرکزی منتقل کند. با استفاده از این کیوسک، مشتریان می‌توانند بدون تعامل با پرسنل سازمان و با لمس نمایشگر آن نوبت خود را برای خدمات مورد نیاز دریافت کنند.
مراحل دریافت نوبت در کیوسک‌های نوبت‌دهی در مراکز درمانی به شرح زیر است:
- بررسی و انتخاب از میان نوبت‌های موجود توسط بیمار
- وارد کردن اطلاعات ضروری برای ثبت نوبت
- پرداخت هزینه نوبت ویزیت از طریق دستگاه POS متصل به کیوسک
- دریافت رسید اطلاعات نوبت از چاپگر کیوسک
کیوسک‌ها یا استندهای نوبت‌دهی که معمولا در یک محل با دسترسی آسان در محیط مرکز درمانی قرار می‌گیرند، می‌توانند صف‌های انتظار را کوتاه و مدیریت کرده و از تجمع افراد جلوگیری کنند.
از سیستم نوبت‌دهی با کیوسک لمسی در چه مراکزی استفاده می‌شود؟
از کیوسک‌های لمسی نوبت‌دهی در موارد بسیاری استفاده می‌شود. مانند:
- نوبت‌دهی بیمارستان
- کلینیک‌های پزشکی و زیبایی
- نوبت‌دهی مطب
- آزمایشگاه‌های طبی
- مراکز تصویر برداری
سیستم نوبت‌دهی پیامکی
امروزه استفاده از گوشی‌های موبایل بیش از گذشته در میان مردم رایج است. این ابزارهای کاربردی تاکنون مزایای بسیاری را برای انسان به همراه داشته‌اند که یکی از ساده‌ترین آنها ارتباط با پیامک است. در حال حاضر از پیامک برای بازاریابی، اطلاع‌رسانی، احراز هویت و حتی نوبت‌دهی استفاده می‌شود.
بسیاری از مراکز درمانی به ویژه در کلینیک‌ها و مطب پزشکان، سیستم نوبت‌دهی پیامکی را برای افزایش راحتی و دسترسی عموم مردم به سیستم دریافت نوبت از راه دور راه‌اندازی کرده‌اند. بیماران با استفاده از سامانه‌های پیامکی موجود می‌توانند در هر زمانی نوبت خود را برای مرکز درمانی مد نظر ثبت کنند.
همچنین سازمان‌ها نیز می‌توانند اطلاعات گوناگونی را توسط سیستم پیامکی به بیماران ارسال کرده و این شکل منجر به بهبود کارایی خود شوند و مشکلاتی همچون بی‌نظمی، اتلاف وقت، کاهش بازدهی نیروی انسانی بر اثر فشار کاری و… را به کلی از بین ببرند.
سیستم نوبت‌دهی آنلاین از روش های نوین نوبت دهی در مراکز درمانی
یکی دیگر از روش‌های محبوب و نوین نوبت‌دهی در مراکز پزشکی، نوبت‌دهی آنلاین است. در این روش بیماران می‌توانند در هر زمان و مکانی از طریق وبسایتها، اپلیکیشن‌های موبایل یا سایر پلتفرم‌های آنلاین نوبت ویزیت خود را به صورت آنلاین رزرو کنند. در این روش بیماران تنها با داشتن اینترنت و از طریق دستگاه هوشمند خود می‌توانند به وبسایت نوبت‌دهی مرکز درمانی مورد نظر مراجعه کرده و از خدمت نوبت‌دهی غیر حضوری بهره‌مند شوند. معمولا بیماران از طریق این سیستم می‌توانند تاریخ، زمان و نوع خدمت درمانی مورد نیاز خود را انتخاب کنند و نوبت‌های خود را تغییر داده یا لغو کنند.
از مهم‌ترین مزایای این روش نوبت‌دهی نوین می‌توان به کاهش زمان انتظار برای ثبت نوبت، افزایش بازدهی و راندمان کاری سازمان، دسترسی بدون محدودیت و… اشاره کرد.
مزایای استفاده از روش‌های نوین نوبت دهی در مراکز درمانی
روش‌های نوین نوبت‌دهی با رفع بخش عمده‌ای از چالش‌های موجود، مزایای بسیاری را برای مراکز درمانی به عنوان مراکزی خدماتی و پرتردد به ارمغان می‌آورند. از جمله مزایایی که استفاده از این روش‌ها را ضرورت می‌بخشد عبارتند از:
- کاهش بی‌نظمی و شلوغی
- راحتی و سهولت بیشتر برای بیماران در رزرو و تغییر نوبت‌ها
- افزایش سرعت نوبت‌دهی کاهش انتظار در صف‌های طولانی
- بهبود بهره‌وری و افزایش راندمان کاری
- کاهش احتمال خطاها و دقت بیشتر در نوبت‌دهی
- ارائه اطلاعات دقیق و به‌روز به بیماران
- برقراری نظم و مدیریت صف
- کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
- امکان اطلاع از نظرات دیگر مشتریان
- جلوگیری از اتلاف وقت بیماران
- امکان رزرو نوبت در هر زمان و مکان برای مشتریان
- کاهش فشار کاری و افزایش بهره‌وری کارکنان
- کاهش خطاهای انسانی
- جمع آوری اطلاعات سودمند و تهیه گزارشات کاربردی
سخن پایانی
مراکز درمانی به دلیل تراکم روزانه جمعیت و ارائه خدمات حیاتی گوناگون بیش از هر کسب و کاری به سیستم‌های نوین نوبت‌دهی نیازمندند تا به‌وسیله آنها بتوانند به بخش عمده‌ای از بیماران خدماتی رضایت‌بخش ارائه دهند. به‌کارگیری همه روش‌های نوبت‌دهی اعم از کیوسک سلف سرویس، وب سایت و پیامک برای یک مرکز درمانی می‌تواند بسیار سودمند باشد و منجر به افزایش رضایت هرچه بیشتر مشتریان و در نهایت افزایش سود سازمان شود.
به‌طور کلی می‌توان گفت هدف از استفاده از سیستم‌های نوبت‌دهی نوین، احترام به حقوق همه افراد جامعه و افزایش رضایت عموم مردم از فرآیند دریافت خدمات درمانی است. همچنین ایجاد فرهنگ استفاده بهینه از تکنولوژی از دیگر اهداف این سیستم‌هاست.
امید است در سال‌های آینده استفاده از این سیستم‌ها روز به روز بیشتر شده و همه مردم از خدماتی که تکنولوژی برای آنها به ارمغان آورده است بهره‌مند شوند.
سوالات متداول
روش‌های نوین نوبت دهی ابزارها و فرآیندهایی هستند که بیماران از طریق اینترنت، تلفن همراه یا کیوسک‌های سلف سرویس می‌توانند نوبت خود را رزرو کنند. این سیستم‌ها به کاهش زمان انتظار، افزایش دقت و تسهیل دسترسی به خدمات بهبود یافته کمک می‌کنند.
این تکنولوژی‌ها شامل وبسایتها برای نوبت دهی آنلاین، برنامه‌های تلفن همراه، کیوسک‌های سلف سرویس و سیستم‌های نرم‌افزاری هستند که بیماران می‌توانند از آنها برای تعیین نوبت استفاده کنند.
این روش‌ها به کاهش زمان انتظار برای بیماران، افزایش دقت در نوبت دهی، افزایش دسترسی به خدمات درمانی و کاهش هزینه‌های اداری مراکز درمانی کمک می‌کنند.
از مزایای این روش‌های می‌توان به کاهش بی‌نظمی و شلوغی، راحتی و سهولت بیشتر برای بیماران در رزرو و تغییر نوبت‌ها، افزایش سرعت نوبت‌دهی، کاهش انتظار در صف‌های طولانی، بهبود بهره‌وری و افزایش راندمان کاری و… اشاره کرد.
نوبت‌دهی بیمارستان، کلینیک‌های پزشکی و زیبایی، نوبت‌دهی مطب، آزمایشگاه‌های طبی و مراکز تصویر برداری.